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事業会社向けマイナンバー直前まとめ5/マイナンバー保管の注意点は?

事業会社向けのマイナンバー制度について、2015年10月現在の最新情報をコンパクトにまとめてお伝えします。
マイナンバーについては適切なシステム(ツバイソはマイナンバーに対応しています)を使えればそれほど心配する必要はありませんが、会社としてやるべきことはここでまとめて把握しておいてください。

マイナンバー保管の注意点は?

マイナンバーの取得、利用の時と同様に、マイナンバーが必要な場合に限り、マイナンバーが記載された書類を保管して良いことになっています。
従業員が退職した場合など、マイナンバーが必要なくなった場合は、速やかにマイナンバーが記載された書類等を廃棄することが義務付けられていますので、この点に注意してください。

なお、書類によっては一定期間保管することが義務付けられている場合があります。その場合、保管しておくことは問題ありません。

保管期間経過後、速やかにマイナンバーを削除または書類等を廃棄してください。
具体的には、シュレッダーにかけたり、マイナンバーが記載されている箇所を塗りつぶすことが必要です。

ちょっと考えただけでも、事務作業が大変な量になりそうですね。

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書類を年度ごとの管理から従業員ごとの管理に変えるなど、今後はマイナンバー部分を削除または廃棄することを前提に、社内の体制を整備することが望ましいでしょう。

代表取締役 CEO 印具 毅雄(イング タケオ)

ツバイソ株式会社

公認会計士、税理士

広島生まれ、福岡育ち。中学生の頃からパソコン、プログラミングが好きで、N88-BASICやマシン語に親しむ。大学、大学院では、遺伝的アルゴリズムの改善研究をC言語で行う。 1999年、修士(芸術工学)。日本知能情報ファジィ学会論文賞受賞「単峰性関数当てはめによるGA(遺伝的アルゴリズム)収束高速化」
インターネットベンチャーを立ち上げるべく、経営の勉強のために公認会計士を取得(公認会計士二次試験2000年合格、登録番号19193)。監査法人トーマツ(Deloitte)を経て、2004年にブルドッグウォータ株式会社を創業、経営。 2015年、同社よりツバイソ事業を会社分割し、ツバイソ株式会社を設立。

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