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事業会社向けマイナンバー直前まとめ4/マイナンバー利用の注意点は?

事業会社向けのマイナンバー制度について、2015年10月現在の最新情報をコンパクトにまとめてお伝えします。
マイナンバーについては適切なシステム(ツバイソはマイナンバーに対応しています)を使えればそれほど心配する必要はありませんが、会社としてやるべきことはここでまとめて把握しておいてください。

マイナンバー利用時の注意点は?

マイナンバーを利用できる事務は、マイナンバー法第9条によって決められています。
ここで決められている事務以外には利用できないという点に注意してください。

利用できる事務は、例えば...

  • 源泉徴収票、支払調書を作成し税務署に提出する場合
  • 健康保険、雇用保険の資格取得届を年金事務所、ハローワークに提出する場合

などがあります。

仮に本人の同意があったとしても、マイナンバー法第9条で定められた手続き以外に利用することはできません。
ですから、社員名簿にマイナンバーを載せたり、営業成績やその他の管理表等、社内資料にマイナンバーを利用してはいけません。

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間違った使い方がされないように、情報共有、社員教育を行い、体制を整える必要がありますね。
社内の対策としては、下記のような例が挙げられます。

[社員教育の徹底]
マイナンバー制度開始後は、個人情報の不正適用について厳しい刑事罰が科されるようになりますので、このような厳しい刑事罰があることを、まずは従業員に周知徹底させることが必要です。

※罰則については下記のQ5-10をご参照ください。
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/faq/faq5.html

上記の社内教育の後に、従業員から改めて個人情報の取り扱いに関する確認書を取得することも従業員の意識向上につながるでしょう。

[就業規則の見直し]
個人情報の漏えい(管理上の過失による漏えいも含む)、不正利用者に対する懲戒解雇、懲戒処分の条項を設けるなど、この機会に就業規則を見直す必要があります。

[セミナーへの参加]
各種民間セミナーも開催されておりますので、目的に合わせ参加するのも良いですね。
ちなみに弊社のグループ会社であるブルドッグウォータでも、マイナンバーについてわかりやすくまとめた「マイナンバー基礎セミナー」を開催しております。ご興味がある方は、お気軽にお問合せください。

代表取締役 CEO 印具 毅雄(イング タケオ)

ツバイソ株式会社

公認会計士、税理士

広島生まれ、福岡育ち。中学生の頃からパソコン、プログラミングが好きで、N88-BASICやマシン語に親しむ。大学、大学院では、遺伝的アルゴリズムの改善研究をC言語で行う。 1999年、修士(芸術工学)。日本知能情報ファジィ学会論文賞受賞「単峰性関数当てはめによるGA(遺伝的アルゴリズム)収束高速化」
インターネットベンチャーを立ち上げるべく、経営の勉強のために公認会計士を取得(公認会計士二次試験2000年合格、登録番号19193)。監査法人トーマツ(Deloitte)を経て、2004年にブルドッグウォータ株式会社を創業、経営。 2015年、同社よりツバイソ事業を会社分割し、ツバイソ株式会社を設立。

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