事業会社向けマイナンバー直前まとめ３／マイナンバー取得に関する注意点は？
事業会社向けのマイナンバー制度について、2015年10月現在の最新情報をコンパクトにまとめてお伝えします。
マイナンバーについては適切なシステム（ツバイソはマイナンバーに対応しています）を使えればそれほど心配する必要はありませんが、会社としてやるべきことはここでまとめて把握しておいてください。
マイナンバー取得に関する注意点は？
平成28年1月1日以降、源泉徴収票発行や雇用保険の資格取得届など、税務関連と社会保険の手続きにおいて、マイナンバーが必要になります。
そのため、企業は従業員や取引先等からマイナンバーを教えてもらわなければなりません。
ただし、ただ単に教えてもらえばよいという訳ではありません。
このマイナンバーの取得に関しては、「どんな時に取得してよいか」そして、取得の際に「本人確認が必要である」という点に注意が必要です。
マイナンバーを取得してよいのはどんな時？
マイナンバーの必要な事務を行う場合に限って、マイナンバーの提供を求めることができるとされています。（マイナンバー法第15条）
※マイナンバーの必要な事務はこちらをご覧ください。
事業会社向けマイナンバー直前まとめ１／事業会社としてマイナンバーを使うのはいつ？
雇用契約時や内定承諾後など、将来マイナンバーが必要な事務の発生が予想できる場合は、事前に提出を求めることも可能とされています。
また、マイナンバー制度が始まるのは平成28年1月1日ですが、マイナンバーの取得は10月から始めても良いことになっています。
マイナンバーを取得する際は、本人確認が必要です。
マイナンバーを取得する際は、番号確認と身元確認の2つの本人確認が必要です。
番号確認は、提供を受けたマイナンバーが正しい番号かどうかの確認です。
身元確認は、マイナンバーの提供者が、その番号の正しい所有者かどうかの確認です。
それぞれ、次のいずれかの方法で確認を行います。
- 個人番号カード
- 通知カード＋運転免許証、パスポートなど
- 住民票の写し＋運転免許証、パスポートなど
従業員など、もともと雇用時に身元確認ができている場合は、マイナンバー取得時の身元確認が不要になる等、取得の場面によって取り扱いが変わる場合があります。
国税庁から発行されているガイドラインに詳しく載っていますので、参考にしてみてください。
https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/jyoho.htm#kakunin
また、本人確認の方法は、対面や郵送の他にメールに画像を添付して行うことも可能です。
なお、マイナンバーの記載された資料が手元に残ってしまうと、管理しなければならない情報が膨大になってしまいます。
こういった資料は最初から保管しないようにしておくなど、なるべく手間がかからないように工夫したいですね。
ツバイソ株式会社
代表取締役 CEO 印具 毅雄(イング タケオ)
公認会計士、税理士
広島生まれ、福岡育ち。中学生の頃からパソコン、プログラミングが好きで、N88-BASICやマシン語に親しむ。大学、大学院では、AI関連技術のニューラルネットワーク、ファジィシステムとともに遺伝的アルゴリズムの改善研究をC言語で行う。
1999年、修士（芸術工学）。日本知能情報ファジィ学会論文賞受賞「単峰性関数当てはめによるGA（遺伝的アルゴリズム）収束高速化」
インターネットベンチャーを立ち上げるべく、経営の勉強のために公認会計士を取得（公認会計士二次試験2000年合格、登録番号19193）。監査法人トーマツ（Deloitte）を経て、2006年にブルドッグウォータ株式会社の創業、事業開始。
2015年、同社よりRobotERPツバイソ事業を会社分割し、ツバイソ株式会社を設立。
