インターンブログ【業務アプリケーション構築（安井編vol.3）】｜ブルドッグウォータ
こんにちは。安井です。もう最終回です。
今回は、私が携わったもう一つの業務であるマニュアル制作作業について振り返り、最後にブルドッグウォータで得られたことを総括します。
マニュアル制作作業における学び
テスト作業の他に、マニュアル制作作業にも携わりました。そこで学んだことは次の2つです。
- 正しく分かりやすく説明する技術
- 報連相の大切さ
正しく分かりやすく説明する技術の習得
ツバイソが開発しているクラウドERPは、
お客様がシステムを導入する際や使用する際に参考にする
ヘルプコンテンツを充実させることに力を入れており、
私もそのマニュアル制作を手伝う機会がありました。
新しいバージョンがリリースされる都度内容を更新し、
読んでいる方により伝わりやすい説明や画像を適宜修正・追加したり、
新しく追加された機能についてマニュアル記事を作成したりしました。
これらは単純でありながらも正確性を求められる作業を行いつつ、
記事を読む「お客様」のために説明を詳しく、わかりやすく書く必要がありました。
一から記事を作成する作業では...
この作業で重視したことは、システムで表示されている項目名や機能名を正しく記事に記載することです。
なぜなら、実際に操作しているシステム上の表示がマニュアルの表示と違っていると、
読んでいるお客様が困惑してしまうからです。
システム内に表示されている項目の中には似ている名称も沢山あります。
例えば、「債権債務残高（販売）」「債権債務残高（購買）」といった項目は、
販売と購買の違いで管理する内容が異なるため、
何度も項目名を確認しながら整合性の高い記事を作っていました。
修正作業では...
この作業では、できる限り主観的にならないようにし、
お客様目線で記事を読む様にして業務を行いました。
ツバイソPSAテスト作業をしばらく行ってシステムの仕様に理解が満遍なく行き届いてからだったので、
自分が操作したことのある内容の記事では
「この機能では〜をして〜ができるんだよね」
とスラスラ理解し、修正することが出来ていました。
しかし、いざツバイソPSAテスト作業で行ったことのない操作が書かれている記事の修正を任され、
修正点の確認をしてみると、記事の内容が理解できなかったり、理解できても、
手元で動かしているシステムにエラーが起きて何が修正点なのかすらもわからず
行き詰まることが多くなりました。
「これは少しツバイソPSAに慣れた私でも記事通りにうまく行かないなら、
お客様はこの記事を読まれてももっとうまく行かない可能性があるな...」と考え、
それからは「システムに慣れていないお客様」視点に着目し、
自分なりに「このステップに進むためにはこの項目を埋めなければならない」
といった細かく見落としがちな事項を書き足していく様にし
少なからず以前よりか理解しやすい記事にすることができたと自負しています。
マニュアル作業では、新たに記事を書いたり、記事を修正したりと、作業内容は様々でしたが、
これらの作業を行った結果、システムに忠実に沿った記事にするために
「正しく、わかりやすい説明を書く技術」が身についたと感じています。
報連相
マニュアル作業では「正しく、わかりやすい説明を書く技術」以外に、「報連相の大切さ」を学ぶことが出来ました。
1. 報告
マニュアル作業は、１つの記事の土台を作成したり、特定の記事の修正を一通り終わらせたら、
仕事の進捗やその作業内で起きた問題を担当者の方に報告するようにしていました。
マニュアル作業ではシステムの各項目などが正しいか、
システムを操作しながら記事を始めから見ていくので、
その過程でシステム上の問題を発見したこともあり、
ただちに報告したことで、システムの改善につながったこともありました。
自分の報告が遅れていたら、改善が遅れ、それだけお客様にご迷惑をかけていただろうと考えると、
早く報告することがいかに大切なのかを実感できました。
2. 連絡
マニュアル記事はかなりの数が存在します。
システムの操作も同じ結果を得るために複数の方法が存在することがあるので、
マニュアル内である程度推奨の手順が決まっていないと、記事を読むお客様が混乱してしまいます。
マニュアル制作は複数の方が関わっていることもあってか、
記事の中には実際にいくつかの方法が混在している箇所も見受けられました。
そこで、「このページを参照するときは、このボタンをおして、
この一覧から選択するように統一する話が先日決まったそうだよ」と、
同じチーム内でマニュアル作業を行う方への情報共有を怠らないようにしました。
そうすることで、どの記事も統一された手順、操作方法が記載されるようになり、
以前よりも分かりやすい記事になったと感じています。
3. 相談
私はかなり責任感の強い性格で、なんとか自分でやろうとしてしまう癖があり、
自分なりにシステムを触ったり、インターネットで調べて進めたりするタイプです。
マニュアル作業は基本的には一人で作業をすすめ地道に変更点を修正していく作業ですが、
不明点やエラーが出てきてしまうことがあり、一人では進めなくなる状況もありました。
しかしマニュアルタスク担当の方に「困ったらいつでも声をかけてくださいね。」
というお言葉をいただいていたので、自分で作業を進めることが出来なくなったときには
なるべく早く質問をするようにしました。
そうしたことで作業をスムーズに進めるためのアドバイスを頂き、タスクを時間内、
または締切時間より早く完了できる事が多くなりました。
この報連相は、どの様な状況であっても、どの組織に属していたとしても
基本となる重要な行動だと思うので、これから社会人として存分に活かして行こうと思います。
まとめ
以上、インターン活動においての業務と私が学んだことを紹介してきました。
入社当時私は、「未経験の私がIT系の仕事なんて、上手くこなせるのだろうか」と不安が
心の大部分を占めていましたが、社員さんやパートさんの心優しい気遣いと、
丁寧なご指導で安心して業務に従事することができました。
また業務内容も私が当初希望していたシステム関連の業務にも携わらせて頂き、
在学中に多くの学びと貴重な経験となる非常に有意義なインターン生活を送ることができ、
参加を決めて良かったと心の底から感じています。
ITの仕事をすることに対する不安もすっかり解消しました。
ブルドッグウォータの魅力やインターン活動で「どのようなことが学べるのか」を、
この記事を読んでいる方の参考になれば幸いです。
これから新社会人として、このインターン活動で学んだことを活かして精進していきたいと思います。
最後まで読んで頂き、ありがとうございました。
