展示会・イベント主催業のERP ── 出展料・協賛金の前受けと、開催ごとの採算を1つの案件で管理する
展示会・見本市、カンファレンス、セミナー・研修を主催する事業では、出展料や協賛金を開催の前に請求し、会場の利用料も開催の前に支払います。一方、売上は開催の時点で計上し、原価も開催に合わせて把握する必要があります。1回の開催で多数の出展者・協賛企業との取引が発生するため、請求と入金の管理の作業量が多くなります。また、開催ごとの採算は、原価がすべて計上されるまで確定しません。この記事では、展示会・イベントの主催者に共通して生じる課題と、RobotERPツバイソでその課題をどのように解決するかを、機能に即して説明します。個別のお客様に触れず、この業種に共通する課題として説明します。
この業種で繰り返し起きる5つの課題
| 課題 | 発生する事象 | 影響する数字 | 対応する節 |
|---|---|---|---|
| 1. 入金・支払の時期が計上の時期と異なる | 出展料を開催の数か月前に請求し、会場の利用料も開催の前に支払う | 前受金・売上高・売上原価 | 前受けの請求 |
| 2. 1回の開催に取引先が多い | 出展者・協賛企業ごとに申込・請求・入金が発生する | 売上高・売掛金 | 開催を1つの案件に |
| 3. 開催ごとの採算が確定しない | 原価が開催の前後にわたって発生する | 開催ごとの粗利 | 管理会計 |
| 4. 申込の変更と取り消しが続く | 請求のあとに小間数の変更や出展の取り消しが生じ、キャンセル料の率は取り消しの時期に応じて異なる | 売上高・売掛金 | 変更と取り消し |
| 5. 入金の消込が集中する | 支払期限の前後に、多数の入金を請求と突き合わせる | 売掛金・前受金 | 入金の消込 |
1. 開催の前に入金と支払があり、売上は開催の時点で計上する
出展料は、申込を受けて請求書を発行し、開催の数か月前を支払期限とする規定が多くみられます。会場の利用料も、会場によっては開催の1年以上前から予約を受け付け、予約の時点で一部を、開催の前に残りを支払います。売上は開催の時点で計上します。開催ごとに前受金の残高を把握し、開催の時点で売上へ振り替えます。開催の前に支払った費用も、開催に合わせて把握します。これらの処理が、開催の数だけ発生します。
2. 1回の開催で、多数の出展者・協賛企業との取引が発生する
1回の展示会では、出展者ごとの小間の申込、協賛企業ごとの協賛、セミナーの受講料などの取引が発生します。出展料とは別に、角小間などのオプションを小間の位置が決まったあとに請求する場合や、電気・通信の工事費のように出展者の負担となる費用を別に請求する場合もあり、1件の出展でも請求が複数回に分かれることがあります。取引先ごとに請求書を発行して入金を確認するため、取引の件数は開催の規模に応じて増えます。
3. 開催ごとの採算が、原価がすべて計上されるまで確定しない
会場の利用料は予約の時点から支払が始まり、設営・広告の費用は開催が近づくにつれて発生します。付帯設備の使用料のように、開催のあとに精算する費用もあります。出展料の売上は申込の段階で見通せても、原価がすべて計上されるまで、開催ごとの粗利は確定しません。前回の開催との採算の比較も、集計が完了するまで行えません。
4. 申込の変更と取り消しが、開催の直前まで続く
小間数の増加・減少や出展の取り消しは、請求書を発行したあとにも生じます。キャンセル料の率（出展料に対する割合）を、取り消しの時期に応じて定める規定が多くみられます。発行済みの請求書の訂正、キャンセル料の請求、返金を、元の申込の記録と突き合わせながら処理する必要があります。
消費税法基本通達5-5-2は、解約の時期にかかわらず一定額を受け取る手数料を、解約の請求に応じて行う役務の提供の対価としており、逸失利益などに対する損害賠償の性格を持つ部分は対価に当たらないとしています。両者を区分せず一括で受け取る場合は、その全体が対価に当たらないものとして扱われます。キャンセル料が解約の時期にかかわらない一定額か、取り消しの時期に応じた額か、また対価の部分を区分しているかによって、消費税の扱いが変わります。このため、出展規約の定めと請求・会計の処理を一致させる必要があります。また、開催の前に交付した適格請求書は、小間数の減少などで記載事項が変わった場合、修正した適格請求書を交付する必要があります。
5. 入金の消込が、支払期限の前後に集中する
出展料の入金は、請求の支払期限の前後に集中します。振込名義が申込の名義と異なる入金や、出展料とオプションの代金をまとめた入金もあり、請求と1件ずつ照合する作業が、限られた期間に集中します。
RobotERPツバイソでの解決方法
1回の開催を1つの案件とし、出展者・協賛企業ごとの受注を紐づける
ツバイソPSAは、取引先・案件を起点に業務プロセスを組み立てます。売上プロセス（見積・受注・納品・請求・売上・入金予定）と、調達プロセス（調達依頼・見積依頼・発注・検収・仕入経費・支払予定）が、同じ案件に紐づいて記録されます。
展示会のように複数の取引先と契約する事業では、1回の開催を1つの案件とし、その案件に出展者ごと・協賛企業ごとの受注を紐づけて登録できます。セミナー・研修の申込も、申込企業ごとの受注として、その開催の案件に紐づけられます。取引先が異なっても、開催全体の売上と原価は案件の単位で集計されます。会場・設営・広告の発注も同じ案件から登録するため、開催ごとの原価を後から付け替える作業は不要です。
小間の種類やオプションごとに商品・サービスを登録し、会員向け・一般向けといった価格表を設定すれば、取引先ごとに適用する価格表を割り当てられます。協賛の種類も商品・サービスとして分けて登録すれば、協賛の種類別に売上を集計できます。外貨建取引の設定を有効にすれば、海外の出展者には外貨で受注・請求できます。受注・請求には円に換算した額もあわせて記録されるため、開催全体の損益を円で確認できます。
下見の出張旅費や、会場で購入した備品の立替経費も、案件のメンバーである社員であれば、開催の案件に紐づけて精算できます。領収書の画像から経費精算の明細を作成でき、その費用は開催の原価として集計されます。
出展料・協賛金の前受けを、受注から請求する
出展料や協賛金を開催の前に受け取る場合も、請求は受注から作成します。受注の明細どおりに全額を前受けで請求することも、一部だけを前受けで請求し、残りを開催後に請求することもできます。一部を前受けで請求した場合は、開催後に、前受けで請求した額を差し引いて残額を請求します。
次の3つを満たす場合は、前受けの請求から作成された入金予定を消し込むと、その入金が前受金として計上されます。3つとは、商品・サービスに前払い用の債権債務を設定していること、受注の支払条件を前払いとしていること、ツバイソERPとあわせてお使いであることです。全額を前受けで請求した取引は、開催して売上を計上した時点で、前受金が売上に振り替わります。受注ごとに、前受けで請求した額を確認できます。
会場の予約金や設営・装飾会社への内金のように、開催の前に支払う費用についても、発注から前払いの支払予定を作成できます。原価は、会場の利用を終えて検収した時点で計上されます。
開催の前に検収した印刷物や制作物の費用を、開催までは仕掛品として資産に計上する場合は、開催ごとに原価を集計する制作の単位を立て、その納品予定日を開催日とします。そのうえで、仕掛品の原価を資産に計上する設定と、集計の対象とする勘定の設定を行い、月次の原価計算を行います。これにより、開催の前に検収した費用は仕掛品として集計され、管理会計では開催月の原価として確認できます。
申込の変更と取り消しを、経緯を残して記録する
出展の取り消しや小間数の減少は、元の受注を残したまま、取り消す小間数・金額を解約の受注として記録します。発行済みの請求書や計上済みの売上は、赤黒の伝票（元の伝票を打ち消す赤伝票と、訂正後の黒伝票）で訂正するため、取り消した経緯が記録に残ります。
キャンセル料は、キャンセル料の商品・サービスを登録すれば、解約した受注と同じ開催の案件に、受注・請求として登録できます。返金した額は、ツバイソERPの入金消込で返金として記録され、取引先ごとの残高に反映されます。出展を次回の開催へ変更する場合は、今回の開催の受注を解約し、次回の開催の案件に新しい受注を登録します。
多数の入金を、請求と突き合わせる
請求からは、請求の明細ごとに入金予定が作成されます。ツバイソERPでは、取り込んだ銀行の入出金明細を入金予定と突き合わせ、消込先の候補を表示します。取引先ごとに振込名義のキーワードを登録すれば、一致する入金をまとめて消し込めます。出展料とオプションの代金をまとめた入金は、取引先の単位で消し込めます。
同じ出展者への出展料とオプションの請求は、1通の請求書にまとめて送付できます。取引先責任者のメールアドレスと、差出人とする組織のメールアドレスを設定すれば、取引方法を「Eメール」とした取引先には、承認した請求書のPDFのリンクを、請求書送付予定日にメールで自動送信できます。出展者が多い開催でも、請求書を1通ずつ送付する必要はありません。
設営・装飾会社との書類の授受を、電子取引で記録する
設営・装飾会社や会場運営会社とは、見積依頼・発注・納品・請求の書類を、RobotERPツバイソの電子取引の機能で授受でき、その記録は発注と案件に紐づいた状態で残ります。設営・装飾会社や会場運営会社が電子取引に登録すれば、主催者側のご担当者の作業は、書類の確認と承認が中心になります。電子取引で授受した書類はそのままデータとして保存され、電子帳簿保存法が求める電子取引データの保存に対応します。
管理会計 ── 開催の前に、開催月の粗利の見通しが立つ
納品予定日に開催日を設定すると、売上と原価の予定が開催月に計上される
見積・受注の明細を保存すると、その内容が管理会計へ自動で計上されます。商品・サービスに計上基準と勘定の対応を設定済みであることが前提です。出展料や、名称の掲出などの反対給付がある協賛金のように、開催をもって提供を終える商品・サービスでは、計上基準を検収基準とし、明細の納品予定日に開催日を設定します。これにより、請求や入金の時期にかかわらず、売上は開催月の予定として計上されます。会場・設営の発注も、納品予定日に開催日を設定すれば、同じ月に原価の予定が計上されます。
受注を登録するたびに開催月の売上の予定が加算され、発注を登録するたびに原価の予定が加算されます。開催の前の時点で、その開催の粗利の見通しを確認できます。
予定と実績を、同じ集計の軸で比較できる
開催が近づくにつれて、「予定」と「実績」が管理会計のデータとして計上されます。売上と原価のそれぞれについて、どの業務から計上されるかは次のとおりです。
| 予定 | 実績 | |
|---|---|---|
| 売上 | 見積・受注・納品 | 売上 |
| 原価 | 見積原価・調達依頼・発注・検収 | 仕入経費・工数・経費精算 |
集計の軸も共通で、計上月・案件・取引先・部門・商品・サービスと、自社で定義したセグメントです。予定と実績が同じ集計の軸で計上されるため、標準のレポートで予定と実績を比較できます。
開催ごとの予実と、前回の開催との比較
案件には粗利予算・総費用予算・粗利率予算を設定できます。開催ごとに、出展料・協賛金の売上と、会場の利用料・設営費の原価の実績を、予算と比較できます。
毎年開催する展示会は、展示会ごとに親の案件を作成し、各回の開催を子の案件として登録すれば、回ごとの売上・原価・粗利を同じ集計の軸で比較できます。イベントの種類（展示会・カンファレンス・セミナーなど）や事業の区分といった自社の分類は、管理会計の集計の軸（セグメント）として設定できます。
部門の単位では、予算プラン（当初予算・修正予算といった複数の版）を登録すると、実績の累計と予算を合わせて当期の着地を見通せます。
会計まで一気通貫であることの意味
ツバイソERPとあわせてお使いの場合、締めた売上・仕入・経費は、仕訳としてERPへ自動で連携するよう設定できます。債権債務管理と財務会計の処理まで、同じデータで一貫して行えます。案件の数字と決算の数字が同じデータから得られるため、管理会計のために別途集計する工程は必要ありません。
出展料のように、入金と売上の計上の時期が離れる取引の多い業種では、前受けの請求・入金と、開催月の売上の計上から、同じデータで仕訳が作成されます。このため、前受けで請求した取引では、開催ごとの前受金の残高を、受注ごとの請求・入金の記録と照合できます。
ツバイソPSAはSalesforceの基本機能を含めてご提供しており、Salesforceを別途ご購入いただく必要はありません。商談から先の業務プロセスを同じ基盤で運用できます。
AIから自然言語で扱える
2026年に提供を開始したTsubaiso Intelligenceは、お使いのAIがツバイソPSA・IMAを自然言語で正しく操作できるよう、手順と判断の基準、業務データの意味定義、ヘルプ記事といった知識を提供するサービスです。
管理会計の節で説明したデータは、そのままAIへの質問で参照できます。「来月開催の展示会で、粗利の予定が予算を下回っている開催は」「この展示会の原価の予定は、前回の開催と比べてどうか」「協賛の種類別の売上の予定は」といった問いに、AIが実データを参照して回答します。
予定と実績の集計は軸が多く、確認する軸は、開催別・出展者別・協賛の種類別と、問いによって変わります。このため、あらかじめ作成したレポートでは答えられない問いもあります。データに設定した集計の軸であれば、軸ごとにレポートを作成しなくても、AIに質問して集計できます。
受け取った申込書や注文書のファイルから、取引先と受注の登録、登録内容と元の書類との照合までを、お使いのAIで行えます。
業務でのご利用には、MCPとスキルに対応したAIサービスと、Tsubaiso Intelligenceのご契約が必要です。
ITreviewのレビュー
IT製品のレビューサイトITreviewには、RobotERPツバイソの利用者が投稿したレビューが複数掲載されています。掲載ページでご覧いただけます。ITreview Grid Awardは、同サイトのレビューをもとに四半期ごとに製品を表彰する賞です。RobotERPツバイソは、2026 FallのERPパッケージ部門で「Leader」を受賞しました。
検討の進め方
基幹システムは、一度導入すると長期にわたって使い続けるものです。その影響の大きさに見合う検討ができるよう、検討の手順と資料を用意しています。製品のご説明と並行して、次の6段階で進めます。
- 要件一覧で、要件をまとめる
当社が導入実績から体系化した740項目以上の要件一覧に、「必要性」と「現在の課題」を記入していただきます。この業種では、前受けの請求と入金の消込に関わる要件からご確認いただくことをお勧めします。当社は各項目の対応区分と説明を回答し、標準機能との適合率を算定してご提示します。記入の進め方についてもご相談を承ります。ご提供はNDA締結後に承ります。 - ERPの選定基準をつくる
提案を比較するための評価ガイド、RFPテンプレート、採点シートをご提供します。用語の定義を最初に揃えることで、各社の回答が同じ粒度で並びます。とくに重要なのが「カスタマイズをどの方式で実装するか」という軸です。同じ「カスタマイズできます」という回答でも、製品の中核を書き換えるのか、プラットフォーム上の設定として実装するのかで、長期の総所有コストは大きく変わります。この違いを評価項目に含めておくと、長期の総所有コストを比較できます。 - ROIを算定する
要件一覧で「必要性が高く、いま課題がある」とされた項目には、損益改善のシナリオが紐づいています。そこから年間の改善見込み額を積み上げ、初期・運用・将来のコストと突き合わせて、累計ROI・回収期間・NPV・IRRを算定します。稟議に載せられる形の根拠が揃います。 - デモで、実際の動きを見る
実際の証憑や、現在ご利用中のExcelをご提供いただき、AIがデータを整理し、取り込む様子をご覧いただきます。カタログではなく、お客様のデータで実際の動きを確かめていただく場です。 - トライアルで、自分たちで操作する
お客様専用のトライアル環境で、30日間、実際の操作をお試しいただけます。トライアルには、お使いのAIをご用意いただきます。 - PoCで、範囲を限定して検証してから本格導入を決める
最初のご契約のあと、本番環境で実データを使って主要な業務を検証します。ここで行った設定と登録したデータは、本格導入でもそのままお使いいただけます。本格導入へ進むかどうかと、その進め方を、PoCの結果を確認したうえで選べるため、判断材料が揃った状態で意思決定していただけます。
この順序には理由があります。要件が固まっていなければ、選定基準もROIの前提も置けません。選定基準があれば、デモやトライアルで何を確かめるかが定まります。この順序で進めることで、後続の判断が確かなものになります。
基幹システムの入れ替えは、日常の業務改善とは頻度も影響範囲も異なる意思決定です。当社は製品の説明に加えて、何をどの順で決めるか、部門をまたぐ要件をどう取りまとめるかという進め方をご支援します。長くお使いいただく仕組みを選んでいただく以上、その判断が確かなものになるまで、誠実に伴走します。
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- プロフェッショナル・サービス・オートメーション（PSA） ── 機能とライセンスの詳細
- Tsubaiso Intelligence ── お使いのAIから自然言語で操作するための知識
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