社員にAIエージェントを配ったのに、使っているのは一部の人だけ ── 頼み方を覚えてもらう前に、手順書をAIエージェントに登録しておく
ツバイソの印具です。
全社員にAIエージェントを配り、DX推進の担当者がChatGPTで業務ごとの専用のチャット（GPTs。見積用・議事録用など、指示を設定したチャット）を作り、頼み方の例文集も用意した。それでも営業の担当者は見積を以前と同じやり方で作っていて、毎日使っているのは、自分で頼み方を工夫した一部の社員だけ。このような状況に心当たりはないでしょうか。
私は、社員にAIエージェントを配る前に（すでに配ったなら今から）、手順書をAIエージェントに登録しておくべきだと考えています。この手順書は、仕事の進め方や社内の決まりを文章で書いたファイルです。見積なら、参照するデータ・作る順・社員が確かめる点を書きます。ClaudeやChatGPTなどの製品は、これを「スキル」と呼びます。社員が仕事を頼むと、頼まれた仕事に合う手順書をAIエージェントが自分で選んで読みます。社員は、頼み方も、どの手順書を使うかも覚えずに済みます。
ChatGPTで業務ごとに作ったチャットや頼み方の例文集は、使い分けを覚えた社員でないと使いこなせない
営業の担当者は見積用のチャットを探して開き、例文集から頼み方を写し、取引先・品目・数量を書き足します。チャットが作った見積書は、自分で社内の書式に整えます。どのチャットを開き、例文のどこを書き換え、何を自分で直すのかを覚えた社員でないと、使いこなせません。
そこで業務ごとの手順書を全社員のAIエージェントに登録しておけば、営業の担当者が取引先・品目・数量を伝えて頼むと、AIエージェントが見積を作ります。読んだ手順書の名前と、社員が確かめる点（取引先・金額など）を回答の冒頭に示すよう手順書に書いておけば、社員はその点を確かめるだけで済みます。AIエージェントが別の業務の手順書を読んだときも、社員が気づけます。
手順書（スキル）はChatGPTにもあり、業務ごとに作る専用のチャットとは別の機能です。配る製品とプランで手順書を使えるか、システム管理者が全社員のAIエージェントにまとめて登録できるかを、製品の管理者向けの説明で先に確かめてください。
社員がつまずく3つの点（設定・頼み方・AIエージェントが作った文書の手直し）ごとに、AIエージェントが読む手順書（スキル）を用意する
| 社員がつまずきやすい点 | AIエージェントが読む手順書（スキル） | 作成を任せるとよい人 |
|---|---|---|
| AIエージェントを使い始める設定や、社内システムへの接続を、社員が自分で終えられない | 設定と、社内システムへの接続の手順 | 情報システムの担当者（いない会社ではDX推進の担当者） |
| AIエージェントに何を頼めるか、どう頼めばよいかが分からない | 部門の業務の手順（見積・提案書など） | その業務を知る部門の人 |
| AIエージェントが作った提案書やメールの書式・言葉づかいが社内のものと違い、社員が毎回直している | 社内の決まり（書式のひな形・言葉づかい・ファイルの置き場所） | DX推進の担当者 |
何を頼めるか分からないときは、社員が尋ねれば、AIエージェントが登録された手順書から答えます。部門の業務の手順書には、AIエージェントに任せる範囲を工程の順に書きます。見積なら、見積を作り、社員が確かめる点を示すまでです。見積を基幹システムで扱う会社なら、接続した基幹システムの価格や取引先を参照して見積を登録し、社員が確かめてから承認を申請するまでです。その場合、誤った見積書が取引先へ送られるのを防ぐのは、手順書でなく基幹システムの承認です。
使い始める設定や、ファイル共有・基幹システムなど社内システムへの接続は、社員が頼んでAIエージェントに実行させ、答えるだけのAIとの違いを最初に体験してもらう
当社は、配る前にシステム管理者が設定の手順書をまとめて登録し、社員が最初に行う設定（Google Driveや基幹システムへの接続など）をAIエージェントに実行させました。社員は「ファイル共有につないで」のように頼み、求められたサインインなどの操作だけをします。狙いは、AIエージェントが自分で設定を実行する様子を見せ、答えるだけのAIとの違いを最初に体験してもらうことです。
設定の手順書を一から作るのが難しければ、当社のAIエージェント向けサービスTsubaiso IntelligenceのFreeプランでは、AIエージェントを会社で使い始めるための設定について、手順と判断の基準をお使いのAIエージェントへ提供します。
手順書とナレッジベースの不備をAIエージェントに報告させる
配る前に用意するのは、全社員が使う設定の手順書と社内の決まりの手順書です。部門の業務の手順書は、利用者の多い業務や、誤ると取引先に影響する業務から用意し、配った後に追加していきます。
つまずいた社員をDX推進や情報システムの担当者が個別に支援していては、利用者が増えると対応しきれません。そこで当社は、報告の宛先を手順書に書き、AIエージェントにSlackへ自動で報告させています。報告の対象は、手順書を使って困ったこと・詰まったこと・不具合と、AIエージェントが手順書のほかに参照するナレッジベース（基幹システムの項目の意味の定義など）の記載の不足です。報告をもとに手順書やナレッジベースの記載を改めれば、次の社員は同じところでつまずきにくくなります。
また、社員が頼んだのに手順書が無かった業務もAIエージェントに報告させ、集めた報告から手順書の案を作らせることをお勧めします。手順書の追加も変更も、その業務の社員全員の仕事の進め方を変えるので、業務規程と同じように扱います。業務の責任者（部門長など）が承認し、システム管理者が登録して、変更の履歴を残します。
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ツバイソ株式会社
代表取締役 CEO 印具 毅雄(イング タケオ)
公認会計士、税理士
広島生まれ、福岡育ち。中学生の頃からパソコン、プログラミングが好きで、N88-BASICやマシン語に親しむ。大学、大学院では、AI関連技術のニューラルネットワーク、ファジィシステムとともに遺伝的アルゴリズムの改善研究をC言語で行う。
1999年、修士（芸術工学）。日本知能情報ファジィ学会論文賞受賞「単峰性関数当てはめによるGA（遺伝的アルゴリズム）収束高速化」
インターネットベンチャーを立ち上げるべく、経営の勉強のために公認会計士を取得（公認会計士二次試験2000年合格、登録番号19193）。監査法人トーマツ（Deloitte）を経て、2006年にブルドッグウォータ株式会社の創業、事業開始。
2015年、同社よりRobotERPツバイソ事業を会社分割し、ツバイソ株式会社を設立。
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